Sé previsor: organiza hoy tus eventos de 2016

Vivimos en un mundo donde los cambios tecnológicos son vertiginosos. Nada hay que decir si estos cambios los transportamos al mundo profesional. De un año a otro hay que actualizarse y evolucionar a la vez que lo hacen las tecnologías y las oportunidades que nos ofrecen.

El mundo de los eventos no es una excepción. En estos últimos años es mucha la oferta y variedad de eventos, pero no todos llegan a cumplir las expectativas o llegan a los objetivos que se marcan sus organizadores.

Hoy día, los eventos son imprescindibles, ya sea para presentación de productos o para dar a conocer algo importante que tengas que decir a tus clientes o a nivel interno en tu empresa.

El recurso de la publicidad tradicional sigue vigente, pero cuándo lo que vas a contar o mostrar tiene un público objetivo más concreto, lo más normal es que anualmente acudas a ferias para presentar tus productos, e incluso prepares jornadas o participes en congresos de tu sector, donde además de presentar tus servicios, puedes generar relaciones con clientes y como no, con la propia competencia.

Está demostrado que crear o asistir a un evento genera más contactos y ventas que una inserción en un medio convencional. Es este hecho por el cual cada año se hacen cada vez más eventos, jornadas y congresos.

Por tanto, es fundamental tener planificado con tiempo todos los eventos a los que vas acudir o que vas a organizar. No sólo por una cuestión logística, sino también organizativa. Por ello, es recomendable contar con una agencia que te ayude desde el punto de vista organizativo y que como expertos, van siempre a aportar las mejores ideas y soluciones a tus necesidades.

Te damos algunas claves y tips de interés para alcanzar la excelencia en tus eventos de 2016:

Ciudad de celebración

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La ciudad donde vas a organizar o asistir a un evento, no se puede elegir al azar, dado que es posible que las personas que asistan vivan durante unos días allí. Recomendamos lugares con encanto,  y no pienses sólo en capitales, sino también en el entorno que les rodea, como la gastronomía, el paisaje (playa, monumentos), así como lugares para poder desconectar después de salir del evento. Además, otro punto clave es la buena comunicación tanto aérea, ferrovial y por carretera que tenga el lugar elegido.

Emplazamiento

Últimamente todo los hoteles se están dotando y especializando en acoger eventos. No sólo formando a su personal para acoger estos eventos, sino también en cuanto a la adecuación de sus instalaciones. La ventaja es que al escoger un hotel puedes negociar salas y habitaciones. El inconveniente, que no cuentan con medios propios que puedan proporcionar de inmediato al cliente, todo es subcontratado o lo aporta el organizador, y tanto el aforo como el parking, dependiendo del hotel, suelen estar limitados. En cualquier caso, son perfectos para convenciones medianas o pequeñas.

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Los palacios de congresos en cambio, no cuentan con habitaciones, pero si tienen la posibilidad tanto de hacer grandes eventos con un gran aforo, como cuentan con salas para jornadas pequeñas. Además tienen departamentos especializados para cada evento así como todo tipo de medios propios para poder dar la solución casi de inmediato, dado que las empresas proveedoras de los palacios suelen tener sus instalaciones in situ.

Asistentes

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A la hora de organizar un evento es muy importante conocer los ponentes que van a acudir, y el público que va a la feria. Hay que diferenciar entre ambas opciones, ya que al evento asisten personas directamente invitadas, a las cuales tienes que prepararle tanto hospedaje como comidas y cenas. Todo ello requiere de una coordinación perfecta, ya que la mayoría de las ventas se hacen sentados a la mesa.

Coordinación con la agencia

Tantos los eventos como las ferias tienen una serie de ítem que son recurrentes:  audiviosuales para las presentaciones, imagen del evento o empresa, elementos decorativos y  señalética de cada zona expositiva. Además, en los congresos hay que tener en cuenta entre otros: video presentación, secretaría técnica antes y después, hotel, viajes, autobuses, seguridad, servicio médico, stands, ponentes, talleres,  jornadas, así como la divulgación tanto en digital como en soportes convencionales.

Fechas

La fecha es un elemento clave a la hora de elegir la ciudad: A la hora de hacer un evento o asistir como expositor, tenemos que valorar con cuidado las fechas de celebración.

En el caso de que sea un evento organizado por nosotros mismos, las fechas de verano a priori no son las más indicadas, salvo que sea un evento incentivo de la empresa para los trabajadores, aunque hay que tener en cuenta que muchos cogen las vacaciones en este periodo.

Las mejores fechas son de enero a junio y de septiembre a principios de diciembre. Siempre teniendo en cuenta la Semana Santa o las fiestas regionales o locales de cada ciudad.

Merchandising

O regalos de agradecimiento de la asistencia, con ello fidelizamos al cliente y además es un elemento que encanta a los participantes. Existe una gran variedad de regalos que además de aportar un detalle al cliente, le dejamos la información y la imagen que entendemos relevante para él.

Ahorro de costes

Planificar correctamente tus eventos con antelación puede suponer un sustancial ahorro de costes para tu empresa. Si por ejemplo vamos a más de una feria al año, se puede hacer un stand y reutilizarlo para otras ferias, pidiendo al organizar parcelas parecidas y a la empresa que diseña el stand, que éste sea modulable.

En resumen

Sé previsor. Organizar y planificar con tiempo los eventos de tu empresa para todo el año puede suponerte una significativa reducción del estrés, y como no, un importante ahorro de costes.

Igualmente, es clave definir tu estrategia para estos eventos: ¿Cuáles son tus objetivos? Sólo sabiéndolo con antelación, podremos preparar el evento para comunicar exactamente lo que quieres que tus clientes perciban de ti.

No escatimes en recursos, rodéate de gente especialista en el sector de los eventos y apuesta siempre por el éxito.

En Printando estamos deseando escucharte, ¿hablamos?

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